A Comgás, em consonância com sua missão de crescimento sustentado, reconhece que a proteção da confidencialidade, da integridade e da disponibilidade das suas informações contra vários tipos de ameaças, a garantia da continuidade dos seus negócios, bem como a qualidade e a excelência dos seus processos, são partes integrantes do desempenho empresarial e responsabilidade fundamental dos executivos da empresa.
28 de julho de 2008
Luis Domenech
Presidente
Esta Política define os princípios de Suprimentos adotados pela Comgás e estabelece seus objetivos. Sua edição mostra a importância que as atividades de Suprimentos têm no contexto dos negócios da Comgás, onde os gastos com a aquisição de bens, serviços e obras é parte vital para a busca do sucesso da empresa. Sua aplicação assegurará que a Comgás maximize o benefício comercial de seus gastos nas compras de bens e serviços e minimize qualquer implicação adversa para sua reputação. No processo de Suprimentos estão inclusas as compras e contratações de todos os materiais, equipamentos, serviços, consultorias, projetos e construção de obras, junto à terceiros fornecedores da empresa.
O adequado fornecimento de bens e serviços para a companhia e a administração das despesas daí decorrentes, é essencial para a Comgás obter por parte das ações de Suprimentos, a maior contribuição possível aos seus objetivos estratégicos, além do atendimento de suas necessidades específicas. Uma questão básica a ser equacionada é o equilíbrio entre os benefícios da competição e a necessidade de se estabelecer parcerias de longo prazo com fornecedores. Isto poderá ser alcançado pelo enfoque das ações de Suprimentos nas necessidades chave da empresa, pelo estabelecimento de relações empresariais adequadas, que assegurem um mercado competitivo, com controle de custos, otimização da qualidade e efetividade dos bens e serviços adquiridos.
A Política de Suprimentos se aplica à Comgás como um todo, devendo ser observada por todas as áreas funcionais da companhia.
A Política de Suprimentos é apoiada por procedimentos detalhados – Padrão Comgás, cabendo aos profissionais de Suprimentos assegurar que ocorram as melhores práticas nesse campo.
Os procedimentos de apoio estão disponíveis em formato Padrão Comgás na Intranet, página de Auditoria e Controles.
A Política de Suprimentos da Comgás foi desenvolvida a partir das políticas estabelecidas pelos seus Controladores.
Foram estabelecidos passos chaves de controles para alguns elementos da Política de Suprimentos da Comgás. Controles mais detalhados deverão ser estabelecidos através de procedimentos de contratação e compras a fim de refletir os requisitos estatutários e culturais.
A Comgás tem em sua filosofia que, independentemente da forma pela qual as atividades de Suprimentos das empresas do grupo sejam organizadas, a prática dos melhores padrões profissionais é aquela obtida através de uma rede de profissionais de Suprimentos. A rede possibilita a aprendizagem e o treinamento, vez que os seus membros terão a oportunidade de compartilhar e desenvolver as suas habilidades. O desenvolvimento das ações da rede é revisado regularmente por um Fórum de profissionais de Suprimentos da Comgás, que incluirá profissionais de Suprimentos nomeados pela Comgás. Eles se encontrarão mediante a solicitação da Comgás para revisar o progresso da rede, bem como fazer acordos de iniciativas para seu desenvolvimento futuro. O Fórum também medirá o progresso na implementação da Política de Suprimentos na Comgás e fará acordos de como deverá ser desenvolvida com o passar do tempo.
Os membros da rede partilharão e discutirão proativamente, aprenderão uns com os outros, farão rede com outras empresas e organizações e alimentarão a implementação das melhores práticas por todas as empresas as quais pertencem, inclusive a Comgás. A área “Procurement International” do BG Group agirá proativamente no Fórum de profissionais de Suprimentos e com todas as empresas do grupo, para facilitar o estabelecimento e o sucesso desta rede. Isto incluirá apoio logístico, a medição e monitoramento do desempenho das empresas individualmente, para testar seu progresso na implementação das Políticas de Suprimentos, além do desenvolvimento e treinamento de pessoal.
Os Clientes e os profissionais da Gerência de Suprimentos, em todos os níveis funcionais, trabalharão em estreita associação para obter adequada ação de Suprimentos na Comgás, que é necessária aos estágios mais adiantados do processo de decisão dos negócios da empresa. Isto auxiliará e assegurará que a melhor solução de negócio global seja atingida.
Além disso, a Gerência de Suprimentos terá papel importante em assegurar que outros “inputs” de especialistas, tais como os departamentos jurídico, financeiro, impostos, RH e HS&E estejam envolvidos no processo de Suprimentos.
Uma efetiva ação de Suprimentos deve estar alinhada com o processo de planejamento de negócios da empresa, de forma que as prioridades para as melhorias na efetividade e eficiência das operações possam ser claramente identificadas. Esta ação deve ocorrer sobre os pontos chaves de melhoria reconhecidos sobre toda a cadeia de suprimentos. Isto irá viabilizar projetos de desenvolvimento adequados a serem aplicados a cada área alvo. Os Planos de Desenvolvimento deverão estar submetidos à avaliação e gerenciamento da direção superior da empresa e também deverão ser revisados regularmente.
O Plano deverá especificar como proceder a maximização dos benefícios a serem obtidos com os gastos de compras e contratações em cada área da Comgás, tendo em conta as prioridades identificadas. Isto significa definir como as exigências do Cliente (Área Requisitante), combinadas com as mudanças pretendidas, com o gerenciamento das responsabilidades e com a evolução das melhores práticas, serão negociadas internamente na Comgás.
O Plano também deve considerar como poderá haver o maior proveito da agregação das demandas entre os diferentes projetos a serem desenvolvidos pela Comgás. Assim este aspecto deve ser considerado no desenvolvimento das estratégias de contrato, nos objetivos contratuais a serem priorizados, nas iniciativas de redução de custos e na compreensão dos mercados de fornecimento que sejam relevantes. O Plano também deve referir-se aos recursos humanos, incluindo treinamento e desenvolvimento, aos procedimentos, aos alvos de desempenho e aos indicadores chave de performance. Além disso, a avaliação da efetividade das atividades de Suprimentos na Comgás deve ser comparada com as existentes nas demais empresas da rede de Suprimentos da Comgás.
Baseadas nas áreas contempladas no Plano de Desenvolvimento de Suprimentos, serão identificadas estratégias de contrato, para cada área Cliente. Estas estratégias deverão comportar desde compra, através de contratos tradicionais, até a utilização de recursos externos de empresas coligadas e alianças estratégicas, além do desenvolvimento de parcerias de longo prazo. Elas deverão ser desenvolvidas juntamente com os profissionais de Suprimentos e seus clientes. As estratégias de contratação deverão considerar os diversos aspectos dos negócios da Comgás, incluindo aí os assuntos de natureza jurídica, do Poder Concedente, de HS&E, além dos controles internos da empresa.
Além do princípio da competição, devem ser considerados, a duração do contrato, a junção de todas as demandas de mesma natureza, utilização de especificações adequadas, consideração das influências externas e culturais, características do mercado, fatores ambientais, opções de suprimento, restrições legais, gerenciamento de risco, opções de financiamento, objetivos do Capex e Opex, além dos processos de programação e aprovação. A estes fatores deve ser adicionada a tradicional busca do mais baixo custo para compras e contratações. Assim sendo, deverá ser feito todo esforço para serem desenvolvidas estratégias de contrato que proporcionem à Comgás reduções globais de custos e aumento de eficiência.
Um componente importante das estratégias de contrato é a consideração das várias opções de suprimento que possam existir. Isto inclui a consideração das competências técnicas dos diferentes fornecedores, o desempenho e gerenciamento do HS&E que eles possam apresentar. A busca do máximo benefício comercial do processo de suprimento significa que, em todos os casos, deve ser considerada a mais ampla faixa de soluções potenciais que o mercado possa apresentar. Em vista à imensa gama de atividades de suprimentos que a Comgás desenvolve, o método de assegurar um processo de suprimento competitivo sofrerá variações. Na maioria dos casos, o exercício competitivo padrão, tal como descrito no processo de suprimento abaixo, será apropriado. Em outras instâncias, onde, por exemplo, está se considerando a seleção de parceiros globais, o processo competitivo poderá ser diferente. O nível de competição será acordado entre a Gerência de Suprimentos e o Cliente durante o desenvolvimento da estratégia de contratação.
Um componente integral de consideração em questões de competição é a necessidade de testar o mercado periodicamente. Um balanço será feito, com base em cada caso, sobre a necessidade de desenvolver ligações mais estreitas e profundas com um número limitado de parceiros grandes e exigências para competição regular entre fornecedores.
Reconhecendo que muitos dos mercados de suprimento para a Comgás são especialistas com competição limitada, os procedimentos seguidos (incluindo negociação) devem equilibrar a necessidade de uma taxa de retorno adequada para o fornecedor com benefícios de negócios contínuos para a Comgás. Instâncias de recurso único, onde consideração deve ser dada a um fornecedor durante o processo de suprimento, deverá ser estritamente controlada dentro dos procedimentos implementados por cada negócio.
Para cada estratégia de contrato, a Gerência de Suprimentos e o Cliente desenvolverão um processo de suprimento específico. Tais processos serão baseados nas melhores práticas e demonstrarão um processo competitivo distinto. Eles também procurarão equilibrar efetivamente exigências de negócios eventualmente conflitantes tais como restrições de programa, o tipo de relacionamento contratual visado, e as disponibilidades do mercado fornecedor. O processo deverá assegurar que os contratos da Comgás obedeçam as exigências da legislação. Além disso, deverão ser consideradas a obediência às diversas políticas internas da Comgás tais como as de HS&E.
Um processo de suprimento envolverá a pré-qualificação dos fornecedores, o processo de obtenção de propostas junto aos fornecedores selecionados, seguido de negociação.
Os processos de suprimentos deverão considerar a possibilidade de contendas por conta de incidentes operacionais ou de HS&E imprevistos. Para preencher exigências mais complexas, incluindo aí os relacionamentos de parcerias, um processo de seleção inicial poderá ser apoiado por negociação direta com os fornecedores. Nestes casos esta deverá ser uma atividade conjunta da Gerência de Suprimentos e dos seus Clientes, apoiada quando for necessário por outras áreas especializadas como o Jurídico. Seja qual for o método usado, os profissionais de suprimentos, qualidade e seus clientes estabelecerão um critério objetivo, pré acordado, para a pré seleção de fornecedores e avaliação das melhores ofertas de contrato. Em todos os casos, a escolha de fornecedores será feita baseada nas melhores soluções econômicas para a Comgás.
Em vista às implicações de tempo e de recursos tanto para a Comgás como para os fornecedores, os processos de suprimento não serão iniciados sem a competente disponibilidade de recursos orçamentários e sem a competente aprovação da compra ou contratação de acordo com a Tabela de Níveis de Competência da Comgás. A obtenção de preços estimados par efeito de composição orçamentária deverá ser acordada entre a Gerência de Suprimentos e o Cliente.
Tanto a Gerência de Suprimentos como o Cliente deverão estar de acordo para que qualquer contrato seja emitido. Aprovações financeiras deverão estar em ordem antes de que qualquer compromisso final seja assumido com um fornecedor.
As compras, conforme Procedimento de Compras, deverão ser analisadas e aprovadas por um Comitê de Compras, composto por empregados das Áreas de Suprimentos, Financeira e Cliente Interno, de acordo com os limites de valor estabelecidos na Tabela de Níveis de Competência, que terá como objetivo:
i) Satisfazer as exigências da Companhia; ii) Garantir que o contrato resultante é a melhor opção técnica e comercial, baseada na comparação das ofertas alternativas; iii) Gerar ofertas satisfatórias e soluções inovadoras; iv) Não expor a Companhia a riscos não controláveis; v) Fornecer uma oportunidade para transferência de conhecimento.
Relacionamentos de alto nível e de parcerias com os fornecedores são fundamentais para o sucesso do processo de suprimentos. Serão realizados estudos regulares sobre o mercado de fornecedores, com o objetivo de identificar aqueles que fornecem bens e serviços inovadores, bem como aqueles capazes de suprir a Comgás com excelência em qualidade e preço das soluções. A competência técnica do fornecedor e o desempenho e gerenciamento de SSM serão considerados como parte destas avaliações. A Comgás deverá gerir o relacionamentos com seus fornecedores, visando maximizar os benefícios na cadeia de suprimento inteira, também deverá habilitar novos concorrentes e promover um mercado competitivo de longa duração.
Deverá ser constituído um Banco de Dados de Fornecedores, para os materiais e serviços freqüentemente comercializados, que estará disponível aos profissionais de Suprimentos.
Para os materiais especiais, será criado um Vendor List, onde deverão ser avaliados periodicamente aspectos técnicos, comerciais e de HS&E.
O gerenciamento efetivo de contratos, incluindo o término, ou conclusão e fechamento, deverá assegurar a obtenção do máximo benefício das estratégias. Antes da assinatura de um contrato, a Gerência de Suprimentos e o Cliente deverão concordar com uma estrutura de trabalho a ser utilizada, que deverá fornecer uma clara indicação das responsabilidades de gerenciamento.
Embora o Cliente possa liderar o gerenciamento do contrato, o envolvimento específico de profissionais da Gerência de Suprimentos será sempre exigido em assuntos que mudarem os termos contratuais e comerciais ou modificarem substancialmente o objeto original do trabalho. Onde for necessário a Gerência de Suprimentos coordenará e contribuirá para que as melhores práticas de gerenciamento sejam aplicadas e para que haja o envolvimento de departamentos especializados, quando for necessário, para a resolução satisfatória de reivindicações ou de outros assuntos relativos ao gerenciamento de contratos.
Estruturas de Gerenciamento de Contrato devem ser aprovadas antes da concessão do contrato.
O Cliente deverá aprovar a Estratégia de Contratação e justificar formalmente com aprovação do diretor da área os casos de fornecedores exclusivos, conforme Procedimento de Compras.
As aprovações de todos os valores deverão obedecer a Tabela de Níveis de Competência, inclusive os aditivos e alterações contratuais.
A Comgás compromete-se em negociar dentro do mais alto padrão de comportamento de integridade e de ética. O Processo de Suprimentos deverá ser realizado de forma a minimizar a vulnerabilidade de alegações de impropriedade.
Os Profissionais de Suprimentos e seus Clientes dividirão responsabilidades. Essas irão variar caso a caso, mas haverá sempre a exigência da clara separação de responsabilidades para obter-se o controle efetivo no processo de suprimento. Em particular, isto se aplica à divisão de tarefas entre a Gerência de Suprimentos e os Clientes, como por exemplo, na avaliação comercial e técnica das propostas.
Portanto, os processos de suprimentos, os procedimentos e a conduta do empregados irão refletir as práticas administrativas e de negócios na Declaração de Princípios da Comgás. Os profissionais da Área de Suprimentos irão igualmente declarar por escrito a seus Diretores detalhes de quaisquer propriedade que possuam, envolvimento, associação ou atividade em entidades que negociem com a Comgás, que poderiam dar origem a um conflito de interesses de fato ou potencial.
Os Profissionais de Suprimentos deverão ainda, trabalhar junto a seus Clientes e com a Área Financeira, para assegurar que os fornecedores sejam pagos prontamente, em linha com os termos e condições de seus contratos.
Os empregados de Suprimentos deverão formalizar ao responsável pelo setor qualquer conflito de interesse potencial ou percebido.
Caso a Comgás considere uma aquisição ou investimento em novos negócios, uma análise das implicações contratuais e de Suprimentos deve ser realizada por um especialista de Suprimentos durante o devido processo. O relatório final de diligência fará referência aos compromissos contratuais maiores, tais como, a extensão das fontes locais de fornecimento e uma avaliação de questões contratuais estratégicas relevantes para a operação futura do negócio.
Durante as negociações com parceiros de negócio a Comgás procurará influenciar o desenvolvimento de um procedimento de suprimentos que seja consistente com as exigências desta Política de Suprimentos. Como exigência mínima, qualquer negócio da Comgás deverá cumprir com as amplas exigências para um suprimento competitivo e de comportamento ético.
Um profissional de Suprimentos deverá ser designado e envolvido nas negociações comerciais e ou necessitem ações de Suprimentos.
Os princípios e objetivos contidos nos elementos acima deverão estar embutidos em procedimentos detalhados de suprimentos, observados tanto pela Gerência de Suprimentos como pelas demais Áreas Clientes.
Estes procedimentos deverão estar em consonância com os demais procedimentos da Comgás.
A COMGÁS assegura a performance de fornecimento do gás natural a seus clientes, operando de forma segura e atendendo aos princípios do negócio e aos requisitos legais e regulatórios. Para tanto, deve alcançar padrões adequados em integridade de seus sistemas de distribuição durante todas as fases do seu ciclo de vida – projeto, construção, operação e desativação – pois acredita que o desempenho satisfatório de seus ativos e a busca da melhoria contínua do seu Sistema de Gestão contribuem de forma decisiva para a continuidade de seus negócios e satisfação das partes interessadas.
Para atender a esta política a Comgás estabelece as seguintes estratégias:
Ser uma incubadora de ações sociais inovadoras, com reconhecido sucesso.
Romper com dinâmicas de exclusão social e de perpetuação da pobreza.
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